Administrer une base LoGeAs Web
L'administration de la base est gérée par un des utilisateurs.
L'administrateur des droits est la personne qui pourra, par l'interface web en ligne monespace.logeas.fr,
inviter de nouvelles personnes à accéder à la base, leur donner ou retirer des droits …
Il doit s'agir d'une personne de confiance avec quelques notions informatiques de base.
A tout moment l'assistance Logeas pourra l'aider dans ses tâches.
Il est nommé par le responsable de la structure.
Les droits associés à une base
Administration
A chaque utilisateur d'une base LoGeAs Web est associé une série de droit
| Intitulé | Explication |
|---|---|
| Gestion des utilisateurs | Ajouter, supprimer, donner des droits à un utilisateur |
| Gestion des secteurs | Ajouter, supprimer des secteurs liés au fichier ou à la comptabilité |
| Gestion des plans | Modifier les plans comptables, clôture, ouverture d'exercice |
| Sauvegarde | Réaliser une sauvegarde de la base courante vers sa boite mail ou vers l'archivage en ligne |
| Restauration | Restaurer une sauvegarde (réservé à l'assistance) |
| Export de données | Exporter des données sous forme d'un fichier “listing” |
| Import de données | Importer des données extérieures à la base |
| Gestion des champs personnalisés | Gérer les champs personnalisés de la base |
| Modification des états | Modifier, créer des états |
| Accès à la piste d'audit | Accéder à la piste d'audit |
Fichier
| Droit | Voir les informations | Modifier les informations | Ajouter des enregistrements | Supprimer des enregistrements |
|---|---|---|---|---|
| Lecture | Oui | Non | Non | Non |
| Lecture + Edition | Oui | Oui | Non | Non |
| Lecture + Edition + Ajout | Oui | Oui | Oui | Non |
| Lecture + Edition + Suppression | Oui | Oui | Non | Oui |
| Lecture + Edition + Ajout + Suppression | Oui | Oui | Oui | Oui |
A cette série de droit on peut ajouter
| Droit | Explication |
|---|---|
| Lecture confidentielle | Affiche les mémos “confidentiel” |
| Lecture comptable | Affiche les champs liés à la comptabilité et les ergos “cerfa” |
| Voir archives | Voir les fiches archivées dans “Personne” et “Famille” |
| Mailing | Mettre en place et envoyer un mailing |
| Voir donateurs | Voir le champ “Existe-t-il un reçus fiscal ?” |
Comptabilité
| Droit | Voir les informations | Modifier les informations | Ajouter des enregistrements | Supprimer des enregistrements |
|---|---|---|---|---|
| Lecture | Oui | Non | Non | Non |
| Lecture + Edition | Oui | Oui | Non | Non |
| Lecture + Edition + Ajout | Oui | Oui | Oui | Non |
| Lecture + Edition + Suppression | Oui | Oui | Non | Oui |
| Lecture + Edition + Ajout + Suppression | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Intitulé | Explication |
|---|---|
| Lecture | Voir les saisies comptables de la base courante |
| Edition | Modifier les saisies comptables de la base courante |
| Ajout | Ajouter des saisies comptables sur la base courante |
| Suppression | Effacer/archiver des saisies comptables de la base courante |
Ajouter ou retirer un utilisateur
Pour autoriser un utilisateur à se connecter à une base, il faut être “administrateur” de la base c'est à dire avoir le droit “Gestion utilisateur” coché
Si c'est le cas pour vous, veuillez suivre les étapes suivantes :
- se connecter à son espace https://monespace.logeas.fr
- l'identifiant et le mot de passe sont les mêmes que ceux que vous utilisez pour ouvrir le logiciel
- sur l'écran d’accueil, sous le bandeau “tableau de bord” il y a “mes bases”
- cliquer sur le bouton “administrer” de la base correspondante
- saisir le code de sécurité que vous avez reçu sur votre boite mail (parfois nos mails arrivent dans les spams) et taper sur la touche “entrer” de votre clavier
- vous trouverez la liste des utilisateurs ayant un accès à la base, ainsi que le bouton “ajouter un utilisateur à la base”
- saisir l'adresse mail du nouvel utilisateur. Cette adresse mail sera son identifiant de connexion
- cocher les droits que vous souhaitez donner à cet utilisateur. Les droits peuvent être réajuster à tout moment par l'administrateur de la base en cliquant sur le bouton “Action” puis “éditer des droits de l'utilisateur”. Le bouton “Action” permet également de retirer l'utilisateur de la base.
- ajouter
A la suite de cet ajout, vous n'avez plus rien à faire.
Un mail automatique est envoyé sur le mail du nouvel utilisateur. Ce mail lui permettra, (s'il n'est pas déjà utilisateur sur une autre base) d'activer son profil utilisateur avec la création d'un mot de passe.
Si vous ajoutez une personne qui est déjà utilisatrice, elle pourra se connecter sur votre base avec son identifiant et mot de passe habituel.
Changement d'administrateur
En cas de changement d’administrateur des droits, l'ancien ajoute le nouveau et le nouveau supprime l'ancien.
- Cliquer sur Action
- Éditer les droits de l'utilisateur sur la base
- Décocher le droit gestion des utilisateur
- Enregistrer
- Cliquer de nouveau sur Action
- Retirer l'utilisateur de la base si cette personne n'a plus de fonction au sein de la structure.
Gestion des droits des utilisateurs depuis LoGeAs Web
Depuis la version installée de LoGeAs, l'administrateur des droits à la possibilité d'ajuster les droits des utilisateurs.
Il est bien ici question d'ajuster les droits.
Il n'est pas possible via le logiciel d'ajouter un nouvel utilisateur. L'ajout se fait uniquement comme indiqué ci-dessus via la connexion à monespace.logeas.fr
- menu Administration / gestion détaillée des droits des utilisateurs
- dans la partie haute de l'écran, cliquer sur l'adresse mail de l'utilisateur pour qui vous voulez ajuster les droits
- dans la partie base, faire le tour des différents onglets (administration - fichier - compta)
- cocher ou décocher les droits souhaités
- valider
- pour une prise en compte des modifications, si l’utilisateur concerné est déjà connecté sur le logiciel, il lui faudra se déconnecter et se reconnecter (menu base / ouvrir / une base).
